Un plan de comunicación es el documento imprescindible antes de comenzar cualquier estrategia comunicativa que no sólo debe recoger mensajes y estrategias, sino también público, acciones concretas y objetivos medibles, así como una acotación temporal. Es una hoja de ruta, pero también un elemento imprescindible para evaluar si se cumplen los objetivos marcados
¿Cómo se confecciona un plan de comunicación? Estas son las preguntas que debes responder:
¿Cuál es mi punto de partida? Análisis interno y externo de situación
Antes de nada, hay que situarse y realizar un DAFO que nos permita conocer exactamente cuál es nuestro punto de partida
¿Dónde quiero estar? Objetivos
Saber dónde queremos llegar parece una obviedad, pero no lo es. No vale cualquier objetivo, nuestras metas deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y limitadas en el tiempo (en inglés, el modelo SMART)
¿Con quién voy a hablar? Analiza tu público objetivo
En la era de la sobreinformación, segmentar bien el público a quien nos dirigimos es otro elemento importante para no desperdiciar tiempo y dinero y para impactar correctamente en el receptor. ¿Qué medios de comunicación consume? ¿Con qué lenguaje se expresa? ¿Qué nivel socioeconómico tiene?
Ideas fuerza, mensajes clave
¿Cómo quieres impactar en tu público? ¿Qué quieres comunicarles? ¿Con qué tono? ¿Con qué lenguaje?
¿Sabe tu equipo que estás preparando un plan de comunicación?
El plan de comunicación externa debe tener su correspondiente plan de comunicación interna. Si el equipo no es consciente de que lo que vamos a comunicar, estarás perdiendo tiempo y dinero. Implica a tu equipo, hazlo partícipe, ilusiónalo y haz que se involucre en la estrategia de comunicación
¿A través de qué medios vas a comunicarte con tu público objetivo?
Una vez analizado el público al que te diriges, el plan de comunicación también debe contemplar los canales a través de los que vas a comunicarte. Canales digitales, pero también offline
¿Cuándo es el mejor momento para comunicar?
La elaboración de un calendario nos permite planificar las acciones, prever ciertas fechas relevantes y tener una presencia mediática sostenida en el tiempo
¿Sabes cómo actuar ante una crisis de comunicación?
Las crisis de comunicación o de reputación suelen ser repentinas, por eso te recomendamos que tengas un manual de comunicación de crisis antes de comenzar a comunicar. ¿Cuáles son los principales problemas a los que nos podemos enfrentar? ¿Quién se responsabiliza de dar la información al portavoz de comunicación? ¿Qué tono se va a emplear para responder a críticas en redes sociales? ¿Quiénes son los prescriptores que pueden ayudarnos a comunicar nuestro mensaje? ¿Cuál es el tiempo máximo de reacción que nos podemos permitir?
¿Se adapta mi presupuesto a las necesidades planteadas en el plan de comunicación?
Antes de comenzar a ejecutar el plan, debemos revisar que las acciones contempladas en el mismo cuentan con un presupuesto acorde. Si no es así, será el momento de priorizar. El presupuesto ha de estar cerrado antes de empezar la estrategia de comunicación
¿Cómo está funcionando el plan de comunicación? Informes de evaluación
El plan de comunicación es una hoja de ruta, pero no un documento inamovible. Por eso el análisis de datos y los informes de evaluación nos permitirán ir midiendo resultados y ajustando nuestra estrategia para optimizar recursos y alcanzar objetivos.
